Independentemente de ser um síndico morador ou profissional, ao assumir a gestão de um condomínio, é crucial estar atento a diversos aspectos, principalmente nas áreas financeira e contábil. Para ajudá-lo a começar sua gestão com segurança e evitar erros em questões fundamentais, listei aqui algumas orientações importantes.
Organização da documentação: o primeiro passo para uma gestão eficiente
Assim que assumir a gestão, você passa a ser responsável por toda a documentação do condomínio durante o seu mandato. Mas quais documentos você precisa verificar? Aqui estão os principais:
– Convenção e regulamento interno;
– Atas de assembleias (ordinárias e extraordinárias);
– Contratos com fornecedores;
– Contratos de trabalho dos funcionários;
– Laudos de segurança, como:
– SPDA (sistema de proteção contra descargas atmosféricas),
– RIA (inspeção de elevadores),
– AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros),
– Seguro do condomínio;
– Controle dos ativos e bens do condomínio;
– Livros de prestação de contas, incluindo:
– Relatórios de receitas e despesas;
– Balancetes e saldos das contas;
– Relatórios de inadimplência e cobranças;
– Extratos das contas correntes e de investimento;
– Notas fiscais do período;
– Folhas de pagamento e registros de ponto.
Embora essa lista sirva como um direcionamento básico, é importante lembrar que ela pode variar conforme as particularidades do condomínio. Ter esses documentos em ordem é essencial para garantir a transparência e a segurança financeira.
Atualização de representantes e controle de acesso às contas
Além de organizar a documentação, é fundamental solicitar à administradora a atualização do representante legal do condomínio nos órgãos competentes e do responsável financeiro nas instituições bancárias. Como síndico, você será o responsável legal pelas movimentações financeiras, e ter acesso direto às contas é crucial para assegurar que a administradora está cumprindo suas obrigações corretamente.
Se necessário, peça ajuda!
A função de síndico é multidisciplinar e exige conhecimentos variados, mas isso não significa que você precise dominar todas as áreas. Delegue tarefas para as quais você não possui expertise técnica e, se surgir qualquer dúvida sobre a documentação ou a situação financeira do condomínio, consulte um profissional qualificado.
Diligência em troca de gestão
Se você não se sentir seguro para iniciar a gestão e verificar toda a documentação, considere contratar um serviço de ‘Diligência em Troca de Gestão’ (também conhecido como auditoria por algumas empresas). Embora não seja uma auditoria formal, é essencial verificar o escopo do serviço oferecido, garantindo que o profissional contratado analisará toda a documentação, identificando o que está presente e apontando o que está ausente. Protocolar todos os documentos recebidos e entregues durante a gestão é uma medida essencial para comprovar as transferências realizadas.
*Marco Bole é sócio-diretor da SGEx Consulting Group. Responsável pela divisão de auditorias e investigações de fraudes de condomínios e associações. Bole é Perito Judicial, formado em Administração de Empresas, já realizou mais de 100 investigações em condomínios, formulando laudos que já foram utilizados na esfera civil e criminal.
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HERIKA MENDES GRACINDO COSTA
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